Al organizar un evento, la belleza del espacio donde se celebra es uno de los elementos más determinantes para definir su éxito, pero no es el único. Otros aspectos como la calidad del programa o el personal para eventos que escojas también influyen en gran medida en el resultado final del acto.
En Espacios MICE contamos con una amplia experiencia en el sector de la organización de eventos. Por ello, en este post, queremos compartir nuestros conocimientos en los procesos de selección de personal para eventos con el objetivo de que puedas ofrecer una experiencia inolvidable a todos tus invitados. Si quieres superar las expectativas depositadas en tu evento, ¡sigue leyendo!
Qué tener en cuenta antes de organizar un evento
Cuando decides afrontar la tarea de organizar un evento, es vital considerar, antes de ponerte manos a la obra, varios elementos clave que pueden influir en su éxito. Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta en esta parte de planificación son:
Objetivo y naturaleza del evento
Lo primero que debes preguntarte antes de tomar cualquier decisión es qué quieres lograr con tu evento. No es lo mismo organizar una presentación del nuevo producto de tu compañía, que realizar actividades formativas como conferencias y seminarios o, incluso, celebrar una cena de empresa o de networking.
Presupuesto
Otro aspecto que se debe tener claro cuanto antes es el presupuesto. Considerar los gastos principales como el alquiler del espacio, la contratación del personal para eventos, la tecnología necesaria o los servicios adicionales y asignar un margen para imprevistos es esencial. Por supuesto, deberás realizar revisiones del presupuesto de manera regular.
Tecnología
La capacidad tecnológica puede determinar, por sí sola, el éxito de un evento. Según la naturaleza de la celebración, podrías necesitar sistemas de sonido, proyección, iluminación o soporte técnico, incluso dispositivos especializados para transmisión en vivo.
Logística
Se deben detallar minuciosamente todos los aspectos logísticos, desde el transporte y el alojamiento para invitados de fuera de la ciudad, hasta la señalización dentro del evento. Incluso, si el evento es grande, considera la posibilidad de contratar a un coordinador de logística.
Planes de contingencia
Otro aspecto que demuestra lo bien organizado que está un evento es el plan de contingencia ante imprevistos como los problemas técnicos, el mal tiempo o las cancelaciones de última hora. Contar con las alternativas necesarias es esencial para que tus invitados disfruten del evento sin preocupaciones.
Qué personal para eventos necesitas
Una vez considerados los aspectos anteriores, toca elegir el personal para eventos adecuado. Este es un paso crucial que puede determinar el éxito o fracaso del mismo. Esta decisión impacta directamente la experiencia de los asistentes y la impresión general del evento.
Por lo tanto, es esencial contar con un equipo que no solo posea las habilidades técnicas necesarias, sino que también refleje los valores y la imagen de la marca o la empresa organizadora. A continuación, explicaremos los diversos roles que debes considerar seleccionar el personal necesario, desde el servicio de catering hasta la seguridad, y ofreceremos consejos para seleccionar a los mejores profesionales que garantizarán que tu evento se desarrolle sin contratiempos.
Servicio de catering
Si hay un tipo de personal para eventos imprescindible es el servicio de catering. Desde manejar la logística de la comida hasta la presentación de la misma, asegurando, por supuesto, que todos los alimentos que se ofrezcan a los invitados sean de calidad y estén servidos de manera eficiente.
Elegir un equipo de catering que tenga experiencia en eventos similares al que quieres celebrar y que sea capaz de ofrecer un amplio abanico de posibilidades alimenticias puede marcar la diferencia.
Traductores para eventos
Los traductores, especialmente útiles en eventos internacionales, juegan un papel crucial en la comunicación. Deben estar capacitados para desenvolverse en los idiomas requeridos y adaptarse a las situaciones dinámicas de actos corporativos o de networking.
Seguridad para eventos
La seguridad es primordial, especialmente en grandes eventos o de alto perfil. El personal de seguridad debe estar capacitado para manejar diversas situaciones, desde controlar el acceso hasta reaccionar ante cualquier problema, priorizando siempre la seguridad de todos los asistentes.
Chófer para eventos
Para eventos de alto perfil o aquellos donde se requiere transportar personalidades VIP, un chófer profesional es esencial. En este caso deben estudiar previamente la zona, cumplir estrictamente con los horarios y ofrecer un servicio discreto.
Servicios de limpieza para eventos
El servicio de limpieza es fundamental para mantener un ambiente agradable durante y después del evento. Un buen equipo de limpieza operará discretamente sin interrumpir las actividades.
Los mejores locales para celebrar tu evento
Junto a la selección de personal para eventos, el espacio escogido es decisivo y debe reflejar el tono del acto. Desde Espacios MICE queremos mostrarte algunos lugares en los que llevar a cabo tu celebración y que ayudará a que sea una experiencia inolvidable:
Aett Espacio
Anteriormente, hablábamos sobre la importancia de la capacidad tecnológica, por lo que no podíamos olvidarnos de Aett Espacio. Ubicado en el barrio de Tetuán, este local está equipado con todo lo necesario para llevar a cabo eventos corporativos como lanzamientos de producto, conferencias y reuniones ejecutivas.
Edificio Triple Ferraz
Este espacio está diseñado en su totalidad para minimizar al máximo su impacto ambiental. Desde un sistema de filtrado y renovación de aire hasta el uso de fuentes de energías renovables, el Edificio Triple Ferraz está comprometido a dejar una huella ambiental positiva.
Dentro de esta propuesta verde, destaca la posibilidad del eco-catering. Por eso mencionamos que, según las necesidades y preferencias de los usuarios, la disposición del local y el objetivo que busques conseguir, el diseño de tu evento puede variar y es importante estar preparado y atento a las tendencias.
Real Jardín Botánico de Madrid
Con la llegada del clima veraniego, espacios abiertos como el Jardín Botánico cobran un mayor protagonismo. Eventos en lugares tan prestigiosos requiere una organización a la altura: servicio de catering, planes de contingencia ante condiciones climatológicas adversas e inesperadas o incluso azafatas y chófer para ofrecer una experiencia completa.
Celebra tu evento sin imprevistos
Con toda esta información, no nos cabe duda que tu evento saldrá a la perfección y cumplirá con las expectativas de tu audiencia. Aun así, en Espacios MICE disponemos de los espacios más exclusivos de Madrid en los que llevar a cabo tu celebración y, además, nuestro equipo especializado está a tu disposición para resolver cualquiera de tus dudas.
¡Contacta con nosotros y descubre el próximo lugar donde celebrar tu evento!
