Los eventos MICE están en auge y esta tendencia sigue creciendo por una gran razón ¡Sí funcionan!, y mucho más cuando se trata de eventos corporativos. Hay muchos factores involucrados en el éxito de estos y uno clave es conocer cómo organizar eventos MICE de manera adecuada.
Un tipo de actividad o eventos MICE (“Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions”) resultan clave en el mundo empresarial. Sin duda, son una oportunidad para conectar entre la organización sus empleados, colaboradores, socios e incluso clientes, todo de una forma única, relajada y efectiva.
Pero, ¿cómo organizar un evento MICE que cumpla con los objetivos y no se convierta en un caos de planificación y un desafío infranqueable? Vamos a darte algunos consejos que te resultarán claves desde nuestra experiencia organizando eventos y comercializando los mejores espacios.
¿Qué son eventos MICE?
MICE, acrónimo inglés que significa “Meeting, Incentives, Conferencing & Exhibitions”, es el tipo de actividad que promociona y organiza eventos para grupos de distintos ámbitos, como ejecutivos, profesionales y laborales, que fomentan las reuniones y viajes para asistir a cursos, seminarios convenciones, simposios o similares.
Este tipo de actividades puede reunir tanto a los participantes de una misma organización, así como a de otras. También a profesionales, de distintos orígenes, pero con intereses similares.
El objetivo de organizar eventos MICE es la actualización y el intercambio de información. Se busca propiciar un ambiente parta conocer y debatir con otros sobre temas, productos, servicios o logros de diferente índole. Todo en la búsqueda de la formación, la mejora de la organización y la motivación personal y profesional.
¿Quiénes participan en los eventos MICE?
Cuando se piensa en organizar un evento MICE, estos pueden enfocarse a diferentes participantes en función de los objetivos, ejemplo de esto lo tenemos en actividades enfocadas en los siguientes objetivos:
- Acercar a la organización o entre empresas de negocios (B2B).
- También a organizaciones que desean acercarse a sus clientes (B2C).
- Y a varias organizaciones que desean acercase entre ellas y a sus clientes o potenciales clientes (B2B2C).
El tipo de evento, espacio y actividades se planificarán en virtud de lo que se espera conseguir y los objetivos de la actividad.
Tengamos en cuenta que, además de empresa y los participantes o invitados, hay muchos otros involucrados en esta actividad. Los organizadores profesionales o asesores, agencias de viajes, proveedores de espacios, hoteles y todo lo relacionado con la movilización y demás proveedores.
Este tipo de eventos se podría catalogar dentro de la denominación “turismo de negocio”.
¿Cómo organizar eventos MICE?
Como es de suponer, organizar un evento MICE requiere de una planificación minuciosa, realizada con suficiente antelación, meses o hasta años, incluso. La actividad requiere que se especifiquen tareas específicas, con cronogramas de plazo, que permitan alcanzar objetivos concretos.
Toda actividad que se incorpore, debe responder a estrategias que funciones y den valor a la organización. La mejora en la comunicación interna, anunciar nuevos productos o aumentar ventas son ejemplos de objetivos a cumplir al organizar eventos MICE.
Conociendo esto, pasemos ahora a desarrollar una guía de cómo organizar eventos MICE. Esto de forma que se pueda hacer tener idea del tipo de cronograma que debe seguir la puesta en marcha de esta actividad en una empresa:
Definir los objetivos de tu evento MICE
¿Qué buscas con esta convención, simposio y destino en particular? El primer paso para organizar eventos MICE exitosos es el levantamiento de objetivos, tanto de la actividad, como de lo que se espera dejar a los participantes.
Elección del destino/lugar y la fecha del evento
Esta es una decisión importante del éxito de tu evento MICE. Hay mucho que tener en cuenta al elegir el espacio dónde se realizará la actividad.
¿Será accesible para los asistentes?, ¿será un destino que tenga un impacto positivo?, ¿el lugar elegido posee todas las comodidades que se requieren para el tipo de actividad y asistencia? Estas son preguntas importantes que deberás hacerte al momento de pensar en dónde organizar eventos MICE.
Otro factor a tener presente es elegir la fecha adecuada para tu evento. Esta nunca debe entrar en conflictos con otros momentos especiales como días festivos o períodos claves para la organización, como un cierre fiscal o en pleno inventario anual.
Planificación detallada
Pasamos a un trabajo titánico, pero, a la vez, creativo y que puede llegar a ser muy satisfactorio: organizar el plan de actividades del evento. Se aconseja diseñar un programa que esté bien equilibrado y estructurado para que lograr un compromiso y sentimiento de pertenencia de los participantes.
Asesoría y equipo de apoyo externo competente
¿Sabes que resulta una ayuda invaluable? Contratar expertos en la organización de eventos. La asesoría de empresas y/o profesionales que conocen las tendencias, el mercado y cómo debe desarrollarse un evento MICE resultas clave para asegurar el éxito.
Preparación de contenido
Además de la planificación de las actividades del evento, es necesario preparar el material que se hará llegar a la audiencia. Esto en conjunto con los oradores y presentadores, buscando que el contenido sea relevante, comprensible e interesante.
Organización y gestión del presupuesto
Toda inversión requiere de supervisión. En este caso, tanto los egresos como posibles ingresos, deben conocerse, negociarse e identificarse en busca de minimizar gastos, no malgastar en aspectos innecesarios y, finalmente, cubrir de forma eficiente en lo verdaderamente importante.
Fomenta el intercambio de ideas
Al organizar eventos MICE fomentar el intercambio de ideas resulta vital para dar un paso más en la mejora de la experiencia de todos los participantes. Abrir distintos espacios para el diálogo, durante y después del evento, es símbolo de una buena y saludable organización.
Promoción del evento MICE
En medio de tu plan para organizar un evento MICE, la promoción del mismo no deberá dejarse para último momento. Es importante comenzar con antelación para que los asistentes puedan incluirlo en sus agendas y poder organizar su asistencia.
¿De qué medios valerse para la promoción? De todos aquellos que manejen tus participantes: correo electrónico, redes sociales, publicidad digital y offline. El objetivo es hacer eco a tu evento MICE y atraer a todo el público que te interese tener en tu actividad.
Supervisión y acompañamiento
Todo evento necesita ser supervisado. Tanto el personal de la organización como el de asistencia externa deberá hacer un seguimiento a la actividad, mientras esta dure, y poder así solventar cualquier dificultad o contingencia que se presente.
Evaluación de resultados
Por último, una vez finalizado el evento, es momento de evaluar el éxito del mismo. En este sentido, es recomendable recopilar comentarios de los participantes y tomar nota de lo que no funcionó o no se dio como se esperaba.
Esto para implementar cambios y mejoras en eventos futuros.
Tipos de eventos MICE
Ahora que conoces cómo planificar y gestionar un evento MICE y lo que debes incluir tu hoja de ruta, es momento de responder a la duda ¿Qué tipo de eventos MICE puedes organizar?
Veamos algunas de las actividades más comunes al organizar eventos MICE y que pueden servir para tus propósitos:
Jornadas
Este tipo de evento se definiría como una reunión focalizada en un tema específico que un grupo determinado desea explorar. Su duración puede variar desde un día hasta una semana.
Durante la jornada, los participantes se involucran activamente y no se les proporciona información pre elaborada; en cambio, la buscan de manera colaborativa utilizando sus propios recursos.
Seminarios
Constituye un evento de tipo didáctico en el que varios especialistas comparte conocimientos con los participantes mediante charlas informativas. El objetivo es mejorar y ampliar su formación. La duración promedio de una sesión didáctica es de uno a dos días, y la participación se limita a grupos reducidos.
Reuniones
Podríamos catalogar a las reuniones como esos eventos MICE internos de una empresa. Estos se diseñan para discutir estrategias, metas, y compartir información entre los empleados.
Además, los encontramos diseñados para los líderes de una organización, esto para tomar decisiones importantes.
Viajes de Incentivos y programas de reconocimiento
Son los tipos de eventos que organizan viajes para motivar y recompensar a empleados o clientes que han alcanzado metas específicas. Son muy usados en la actualidad para reconocer el desempeño excepcional de individuos o equipos.
Congresos y conferencias
Son las reuniones en las que compartimos experiencias, estrategias y conocimientos sobre temas relevantes para un sector o industria específica. En este tipo de congresos, se usan diferentes estrategias para comunicar los contenidos como paneles, conferencias o charlas.
En estos se puede dar el espacio para debatir e intercambiar ideas.
Exhibiciones
Organizar eventos MICE también es sinónimo de ferias y exposiciones. Estos eventos buscan exhibir productos o servicios a otras empresas o clientes. Sirven también para establecer contactos comerciales y generar oportunidades de negocio.
Eventos Especiales
En este tipo de eventos MICE podemos incluir los lanzamientos de productos o las reuniones diseñadas para la interacción y la creación de redes entre profesionales de un sector específico.
Eventos Híbridos
Aun antes de la pandemia mundial, las actividades virtuales estaban encontrando su nicho en los eventos MICE. Estas reuniones pueden ser exclusivamente online o combinar elementos presenciales y virtuales. Sin duda este diseño permite la participación remota a través de plataformas en línea.
Ventajas de organizar eventos MICE
Cuando decides organizar eventos MICE, sumas una serie de beneficios que no solo incide en tu organización, sino que repercute en todas las personas y empresas que participan en ello. Veamos algunas de las ventajas que obtienes al incorporar estas actividades:
Valiosas conexiones profesionales (Networking)
Si algo aporta organizar y participar en eventos MICE es ser la vía para establecer valiosas oportunidades profesionales. Sin duda, tanto la organización como los participantes pueden crear conexiones significativas con colegas, clientes, proveedores y expertos de la industria.
¿Quieres lograr el avance y el éxito en tu negocio? Sin duda, lo puedes lograr fomentando oportunidades de negocio y colaboraciones con este tipo de actividades.
Intercambio de conocimientos
Si algo permiten las conferencias y seminarios es el intercambio de conocimientos entre profesionales. La mejor forma de aprender sobre las últimas tendencias, investigaciones y mejores prácticas en sus campos es con eventos MICE bien organizados.
Mejores formatos de incentivos
Los programas de incentivos para motivar a los empleados o clientes resultan positivos en todo sentido. Recuerda que las recompensas, reconocimientos y actividades fomentan tanto el rendimiento como la lealtad y el sentido de pertenencia.
Promoción de productos y servicios
¿Quieres mostrar y promover tus productos y servicios de una forma memorable y única? Las exposiciones y ferias en eventos MICE brindan a las empresas la oportunidad de aumentar la visibilidad de su marca y generar clientes potenciales.
Generación de leads
Hablando de las ventajas de ferias y exposiciones, estos también son excelentes para generar leads cualificados al organizar eventos MICE. Puedes identificar prospectos interesados en tus productos y establecer contactos directos para conseguir oportunidades comerciales.
Desarrollo de relaciones comerciales
Para el desarrollo de relaciones comerciales a largo plazo, no hay nada como los eventos MICE. Estos espacios son propicios para fortalecer la confianza y la lealtad entre las partes involucradas.
Proyección y visibilidad de marca
¿Buscas mejorar la imagen de marca y la visibilidad en el mercado? Organizar eventos MICE puede ayudar a destacarte como líder en tu industria o sector. Este es el beneficio de participar activamente en conferencias, patrocinar eventos o tener stands llamativos en exposiciones.
Desarrollo profesional
En algunos tipos de eventos MICE, a menudo se incluyen sesiones educativas y de desarrollo profesional. Estas actividades ofrecen a los participantes la oportunidad de mejorar sus habilidades y conocimientos, lo que puede tener un impacto positivo en sus carreras.
Aporte a la industria turística y economía local
Algo que seguro te gustará tener en cuenta es que al organizar eventos MICE estás aportando a los terceros que depende de ti, esto especialmente en los viajes. Ten presente que, la asistencia de los participantes a otras localidades, incide en la industria del turismo y contribuye a la economía de la región anfitriona.
Medición de resultados y posibilidad de planes a futuro
Como elemento final, nada mejor que los resultados de tu evento para que puedas medir los resultados de todo tu esfuerzo. Evaluar el retorno de inversión (ROI) mediante el seguimiento de la participación, las interacciones y los resultados comerciales derivados del evento es un factor que te permite evaluar el ahora y tomar previsiones de planes y oportunidades para el futuro.
Sin duda, estas son ventajas muy significativas que hacen que veas esta actividad como una de las más rentables a realizar a lo largo de la vida de tu empresa.
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